e)+Konklusjon

Det er liten tvil om at digitale verktøy i flere sammenhenger kan forbedre arbeidsprosesser i offentlig sektor. Nye disruptive teknologier byr på muligheter som ikke var der tidligere og som det gjenstår å utnytte fullt ut. Utfordringen ligger i å finne ut hvordan de skal utnyttes.

Det har vært en trend de siste årene, både i Trondheim kommune og mange andre steder, at IT-systemer skal sentraliseres og være altomfattende slik at de kan løse alle arbeidsoppgaver i organisasjonen. Teori på området viser at dette ikke nødvendigvis er den beste løsningen. Sentraliserte løsninger fungerer som regel godt når det er snakk om like arbeidsoppgaver og arbeidsprosesser som gjelder for alle ansatte. Er det derimot snakk om oppgaver som kun utføres av en mindre gruppe er det sannsynligvis bedre med en desentralisert tilnærming til digitale verktøy. Alternativt kan det være lurt å gå for en sentralisert tilnærming innenfor et begrenset område i organisasjonen. Kombinerer man en sentralisert og desentralisert tilnærming vil man kunne høste fordelene fra begge metodene uten å dra med seg alle ulempene. Man vil da ende opp med en såkalt hybrid tilnærming.

Mye av utfordringene rundt digitalisering av offentlig sektor er knyttet til motsetninger mellom gammel organisasjonsforståelse og muligheter som ligger i nye digitale verktøy. Ser man digitale verktøy kun i lys av standard organisasjonsstruktur utelukker man veldig mye. Det er derimot vanskelig å endre en oppfatning som er så etablert. En medvirkende faktor til denne tregheten er også lovverket som ikke er tilpasset nye teknologier som for eksempel lagring i “skyen”. Dette gjør at man står litt fast i gamle spor. En annen utfordring er også ansattes digitale kompetanse. Utviklingen i det digitale nettsamfunnet skjer raskt og man må ikke ta for gitt at alle er oppdatert på utviklingen. Sannsynligvis er det flere som ikke er oppdatert enn som faktisk er det. En av årsakene til at innføring av mange eGovernmentsystem mislykkes, skyldes at det er for stor avstand mellom design og virkelighet (Heeks, 2006). Det er her viktig å skille mellom det som defineres som virkelighet og eksisterende arbeidsprosesser i en organisasjon. For å dra størst mulig nytte av digitale verktøy i offentlig sektor kan det ofte være hensiktsmessig å se om arbeidsprosesser kan tilpasses digitale verktøy, og ikke motsatt. Forutsetningene som ligger til grunn for mye av dagens arbeidsprosesser er helt annerledes enn de faktiske forutsetningene og mulighetene man har i dag. Digitalisering av offentlig sektor kan derfor ikke bare handle om teknologi, men man må se teknologi, organisasjon og mennesker under ett.

Arbeidsprosesser i offentlig sektor kan forbedres ved at man har et bevist forhold til hva som skal sentraliseres og hva som må være desentralisert. Om man opererer med sentraliserte system som skal håndtere for mange oppgaver, kan dette går på bekostning av behovet for skreddersøm. Å finne en balansegang mellom hva som skal sentraliseres og hva som må holdes desentralisert er utfordrende. Grundige forberedelsesprosesser før man går i gang med utvikling og implementering av nye systemer er svært viktig. Å benytte RIS-metoden en av Jon Iden kan være et effektivt verktøy for å visualisere gevinst i forbindelse med endring av arbeidsprosesser ved hjelp av nye digitale verktøy. Mye kan også læres av tidligere løsninger, kanskje gjort av andre tilsvarende organisasjoner.