b)+Innledning

Offentlig sektor i dag er på mange måter den samme som offentlig sektor for 10 år siden. Fornyingsminister Rigmor Aaserud presenterer regjeringens digitaliseringsprogram med bedre tjenester og mer effektiv ressursbruk i offentlig sektor som mål. Samtidig blir det snakket lite om organisatoriske forhold og organisasjonsstrukturen er stort sett akkurat lik som den alltid har vært. Flere og flere mener at det ikke er nok å digitalisere papir og bøker, man må utnytte digitale verktøy fult ut ved å se på organisasjonsstrukturen, arbeidsprosesser og organisasjonen som helhet. Mange rutiner og arbeidsprosesser og rutiner i offentlig sektor er sterkt forankret i organisasjonsstrukturen og har mindre fokus på hvilke oppgaver som faktisk skal utføres. Det samme gjelder for IT-systemer. Man starter med å se på hvilke oppgaver et IT-system skal kunne gjøre for organisasjonen, i stedet for å se på hvilke muligheter man har med digitale verktøy. En trend i offentlig sektor er også at det stadig blir færre og større IT-leverandører som kan levere tjenester. Samtidig skal programvaren helst skal være altomfattende og brukervennlig på en gang. Dette er to punkter som sjelden lar seg kombinere.

Mens det fra regjeringen fokuseres på digitalisering og effektivisering i offentlig sektor, opplever mange arbeidshverdagen litt annerledes. De fleste jobber på samme måte som tidligere, men har nå flere arbeidsverktøy og forholde seg til. Noen er utvalgt og bestemt på toppnivå i organisasjonen, mens andre er det opp til hver enkelt arbeidstaker å bruke. Resultatet er at mange lager sine egne arbeidsrutiner ut i fra den informasjonen man sitter på, uten at noen helt klarer å se hele arbeidsprosessen under ett. Prosessene er ofte sterkt forankret i organisasjonsstrukturen, der alle jobber innenfor sitt område og så kommuniserer litt med hverandre innimellom. Dette gjøres enten via e-post, telefon eller kanskje man slår av en prat ved kaffemaskina. Det er vanlig at ulike team i en organisasjon fokuserer på å optimalisere arbeidsprosesser internt på teamet først, før man ser på hvordan man best mulig kan samhandle med andre team i organisasjonen. Vi vil i denne oppgaven ta for oss arbeidsprosesser internt i Trondheim kommune. Nærmere bestemt samarbeid mellom Økonomitjenesten, Oppvekstkontoret og Regnskapstjenesten. Dette er alle interne tjenester som har som oppgave å fungere som støtte for andre enheter i kommunen. Disse tre enhetene er veldig ofte involvert i de samme prosessene og jobber mot de samme "brukerne". Likevel ser vi at arbeidsprosessene og metode kan være svært forskjellige på de tre enhetene. Ofte kan det oppstå utfordringer og misforståelser når man prøver å få de forskjellige arbeidsprosessene til å fungere sammen.

Vi ønsker å se nærmere på hvordan digitale verktøy kan bidra til bedre kvalitet og effektivitet i arbeidsprosesser i offentlig sektor. Som utgangspunkt for drøfting ser vi på teori innen eGovernment-området og en metode for analyse av arbeidsprosesser. Som eksempel tar vi for oss Trondheim kommune og analyserer arbeidsprosesser som går på tvers av organisasjonen og involverer flere team. Vi begrenser oss til et eksempel, men analyse og prinsipper vil være de samme også andre steder i organisasjonen. Det er også grunn til å tro at dette kan gjelder flere andre kommuner og organisasjoner.